Menghubungi dosen melalui email atau pesan akademik merupakan bagian dari komunikasi perkuliahan. Namun, pesan yang kurang jelas atau tidak memperhatikan konteks akademik dapat membuat informasi yang ingin disampaikan menjadi sulit dipahami.
Kesalahan tersebut sebenarnya dapat dihindari dengan memperhatikan beberapa hal sederhana sebelum mengirim pesan. Berikut tujuh kesalahan saat menghubungi dosen yang sebaiknya kamu periksa agar komunikasi tetap jelas dan profesional.
1. Tidak Memeriksa Informasi yang Sudah Tersedia
Sebelum menghubungi dosen, periksa terlebih dahulu silabus, instruksi tugas, pengumuman, atau materi yang telah diberikan. Bisa jadi informasi yang ingin ditanyakan sebenarnya sudah tersedia.
Mengecek informasi terlebih dahulu juga membantu memastikan pesan yang dikirim memang membutuhkan penjelasan dari dosen.
2. Mengirim Pesan Tanpa Tujuan yang Jelas
Pesan kepada dosen sebaiknya memiliki tujuan yang mudah dipahami sejak awal. Hindari mengirim pesan yang terlalu umum sehingga dosen harus menebak apa yang sebenarnya ingin kamu tanyakan.
Sampaikan inti kebutuhan secara langsung, misalnya ingin meminta klarifikasi mengenai tugas atau menanyakan sesuatu yang belum dijelaskan dalam materi.
3. Tidak Mencantumkan Identitas dan Kelas
Dosen dapat mengajar banyak mahasiswa dari beberapa kelas sekaligus. Karena itu, pesan sebaiknya mencantumkan identitas yang membantu dosen mengenali pengirimnya.
Nama dan kelas biasanya sudah cukup untuk memberikan konteks. Jika diperlukan, tambahkan informasi lain yang berkaitan langsung dengan urusan akademik yang sedang dibahas.
4. Menggunakan Subject yang Terlalu Umum
Untuk email, subject membantu dosen mengetahui konteks pesan sebelum membukanya. Subject seperti “Pertanyaan” atau “Tugas” belum memberikan informasi yang cukup.
Gunakan subject yang lebih spesifik sesuai kebutuhan, misalnya “Klarifikasi Tugas Makalah Mata Kuliah X”. Dengan begitu, isi email lebih mudah dikenali dan ditelusuri kembali.
5. Menggunakan Bahasa yang Terlalu Informal
Komunikasi dengan dosen tetap perlu memperhatikan konteks akademik. Hindari singkatan berlebihan, bahasa percakapan yang terlalu santai, atau gaya penulisan yang dapat membuat pesan terkesan kurang profesional.
Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan tetap natural. Pesan tidak harus kaku, tetapi sebaiknya menunjukkan bahwa kamu memahami posisi dosen sebagai pihak yang sedang kamu hubungi untuk urusan akademik.
6. Tidak Memeriksa Pesan dan Lampiran
Kesalahan sederhana dapat terjadi ketika pesan dikirim terlalu cepat. Misalnya, terdapat informasi yang belum lengkap, salah ketik, atau lampiran yang seharusnya disertakan tetapi belum terunggah.
Luangkan waktu sebentar untuk membaca ulang pesan sebelum mengirimkannya. Jika menyertakan dokumen, pastikan file yang dikirim sudah benar dan dapat dibuka.
7. Menuntut Balasan Segera
Dosen tidak selalu dapat langsung membalas pesan karena memiliki jadwal mengajar, penelitian, bimbingan, dan kegiatan akademik lainnya. Karena itu, hindari menggunakan kalimat yang menuntut balasan secepatnya tanpa alasan yang benar-benar mendesak.
Jika urusan tersebut memiliki batas waktu, sampaikan tenggatnya secara jelas tanpa menekan dosen untuk segera merespons. Hal ini membuat kebutuhanmu tetap tersampaikan dengan cara yang lebih baik.
Checklist Sebelum Mengirim Pesan kepada Dosen
Sebelum menekan tombol kirim, lakukan pemeriksaan singkat:
- Apakah informasi tersebut sudah tersedia di silabus atau instruksi?
- Apakah tujuan pesan sudah jelas?
- Apakah nama dan kelas sudah dicantumkan?
- Apakah subject sudah menggambarkan isi email?
- Apakah bahasanya sudah sopan dan jelas?
- Apakah pesan dan lampiran sudah diperiksa?
Checklist ini dapat membantu mengurangi kesalahan sederhana tanpa membuat proses menghubungi dosen menjadi rumit.
Kesimpulan
Kesalahan saat menghubungi dosen umumnya berkaitan dengan kejelasan informasi, kelengkapan konteks, dan cara menyampaikan pesan. Memeriksa informasi terlebih dahulu, mencantumkan identitas, menggunakan subject yang spesifik, serta memeriksa kembali pesan dan lampiran merupakan langkah sederhana yang dapat membantu.
Komunikasi akademik tidak harus dibuat terlalu formal atau panjang. Yang terpenting, pesan memiliki tujuan yang jelas, menggunakan bahasa yang sesuai, dan memberikan waktu yang wajar bagi dosen untuk merespons.
FAQ
Apa kesalahan yang paling sering dilakukan saat menghubungi dosen?
Mengirim pesan tanpa tujuan yang jelas, tidak mencantumkan identitas, dan tidak memeriksa informasi yang sudah tersedia.
Apakah harus mencantumkan nama dan kelas saat menghubungi dosen?
Ya. Nama dan kelas membantu dosen mengetahui siapa yang mengirim pesan dan konteks perkuliahannya.
Apakah subject email kepada dosen harus spesifik?
Ya. Subject yang spesifik membantu dosen memahami isi dan tujuan email sejak awal.
Bolehkah meminta dosen segera membalas pesan?
Sebaiknya tidak menuntut balasan segera. Jika ada tenggat tertentu, sampaikan batas waktunya dengan jelas dan tetap berikan waktu yang wajar untuk merespons.